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Sistemas de información Gerencial 1 UNIDAD Sistemas de información 1.1 Que es un S.I. Un sistema de información es un conjunto de recursos integrados con el objetivo de administrar y distribuir datos de una manera organizada. Estos recursos pueden ser humanos, datos, actividades y recursos informáticos, sirven como orientadores para la toma de decisiones y ayudan a organizar los datos, reunir las informaciones y organizar las tomas de decisiones. Whitten, Bentley y Dittman (2004, citado en Fernandez, 2006) describen un sistema de información como “un conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”. Según Andreu, Ricart y Valor (1996, citado en Lapiedra, Devece y Guiral, 2011) un sistema de información se define como: El conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc. Los datos deben ser procesados para generar información útil mediante tres actividades indispensables: Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o fuera de la empresa.
Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante procesamiento interno del sistema. Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios. Ejemplo Un ejemplo de sistema de información es el sistema de procesamiento de transacciones, que recolecta, procesa y almacena todos los datos obtenidos de las transacciones que se realizan dentro de una empresa. También existen sistemas de información para la toma de decisiones, como los sistemas de apoyo a decisiones, que brindan herramientas y datos que facilitan o ayudan en el proceso de toma de decisiones. 1.2 Los S.I. desde la perspectiva de las organizaciones Desde la perspectiva de las organizaciones, los sistemas de información son fundamentales para cualquier empresa, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones, ya que sirven como orientadores para la toma de decisiones y ayudan a organizar los datos. Los sistemas de información generan y gestionan información sobre componentes relevantes para la organización, como clientes, empleados, compras, ventas, entre otros. La posibilidad de utilizar los Sistemas de Información para lograr una ventaja competitiva está al alcance de las organizaciones puesto que pueden sustentarse en ellos para alcanzar excelencia operacional, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, cercanía con clientes y proveedores, así como una toma de decisiones eficiente. Aprovechar el desarrollo de estas capacidades las colocaría en una posición ventajosa ante sus competidores. Para una toma de decisiones eficiente dentro de las organizaciones, es necesario hacer uso de los datos almacenados en los diferentes Sistemas de Información y sus correspondientes bases de datos mediante el empleo de Tecnologías de la Información (Cohen, 1998; Cursack, 2005).
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) : Monitorizan variables gerenciales de un área específica de la organización a partir de información interna y externa. Sistemas de Información Gerencial (MIS) : Contempla la información general de la organización y la comprenden como un todo Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) : Procesan información intra y extra organizacional para apoyar la toma de decisiones Cs. de la computación: se ocupan de establecer teorías de computabilidad, método de cómputo y método para almacenar y acceder a los datos de forma eficiente. Cs. de la administración: se ocupan del desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prácticas gerenciales. Investigación de operaciones: se concentra en técnicas matemáticas para optimizar parámetros selectos de las organizaciones (transporte, control de inventarios y costos de transacción). 1.3.2 Enfoque del comportamiento Este se enfoca en los aspectos conductuales relacionados con el desarrollo, uso e impacto de los sistemas de información, analizados en campos como la sociología, la economía y la psicología. Este enfoque no ignora la tecnología, pero se concentra en los cambios de actitud, políticas administrativas y organizacionales, y en el comportamiento. Ejemplos de sistemas de información desde el enfoque del comportamiento incluyen: Sistemas de Información de Gestión : Recopilan información interna para que las gerencias tomen decisiones Sistemas de Información Ejecutiva : Basados en los indicadores de cada empresa, recopilan información interna y externa Sistemas de Información de Marketing y Comercialización: Persiguen, registran y gestionan transacciones de venta
Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes como por ejemplo: los sociólogos, estudian los sistemas de información pensando en cómo los sistemas afectan a individuos, en cómo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; los psicólogos, estudian los sistemas de información para ver cómo las personas que toman las decisiones perciben y usan la información formal; los economistas, estudian los sistemas de información teniendo en cuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Cía. y en los mercados. El centro de este enfoque generalmente no son soluciones técnicas más bien se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a la tecnología, de hecho, la misma a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual. 1.4 Nuevas opciones para el diseño de organizaciones Las organizaciones están explorando nuevas formas de estructurarse, reconociendo que no hay un diseño perfecto y que las estructuras deben adaptarse a las necesidades y entornos cambiantes, logrando así sistemas de información adaptados para cada empresa. Algunas de las nuevas opciones para el diseño de organizaciones incluyen: Organizaciones Virtuales : Estas organizaciones han desarrollado redes de relaciones que les permiten subcontratar funciones como la fabricación, distribución y marketing, lo que les brinda máxima flexibilidad. Organizaciones Autogestionadas: Estas organizaciones descentralizan radicalmente la autoridad, eliminando la relación jerárquica de informes entre gerentes y subordinados (manteniendo una estructura jerárquica) Estructuras Horizontales: Estas estructuras eliminan la idea de estatus más alto o bajo, permitiendo colocar un mayor número de puestos en el mismo nivel, enriqueciendo a más empleados Estructuras de Equipo y Red : Las organizaciones pueden optar por estructuras de equipo, redes o matrices, que se adaptan a las preferencias de los consumidores y nichos específicos de mercado.
2.3 Clases de sistemas Existen cuatro tipos principales de sistemas de información que sirven a los diferentes niveles de la organización 2.3.1 En el nivel operativo Estos sistemas monitorean las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, ingresos, depósitos, entre otros. Están diseñados para proporcionar información actualizada constantemente, para que los administradores en el nivel operativo puedan tomar decisiones a corto plazo de manera acertada. Ejemplo McDonald's utiliza un sistema en el nivel operativo para registrar las transacciones de ventas, gestionar el inventario en tiempo real y procesar los pagos. Este sistema permite a los gerentes de los restaurantes tomar decisiones informadas sobre la gestión de inventario y la planificación de la producción. 2.3.2 En el nivel de conocimientos Estos sistemas apoyan a los empleados encargados de producir y analizar datos, los cuales son empleados con un alto o medio nivel académico. Estos sistemas están diseñados para ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos del negocio, ya controlar el flujo de documentos Ejemplo La empresa IBM utiliza un sistema de gestión del conocimiento para compartir y gestionar el conocimiento interno de la empresa, incluyendo bases de datos, documentos, presentaciones, experiencias, etc.
Todo esto con el fin de acceder a la información relevante y actualizada en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia operativa. 2.3.3 En el nivel de administración Estos sistemas apoyan a los empleados encargados de producir y analizar datos, los cuales son empleados con un alto o medio nivel académico, como doctores, contadores, ingenieros, entre otros. Estos sistemas están diseñados para ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos del negocio, ya controlar el flujo de documentos. Ejemplo El sistema utilizado por Walmart para recopilar y analizar información sobre las ventas, el inventario y el rendimiento financiero de la empresa. Este sistema proporciona informes periódicos para la planificación, el control y la toma de decisiones a nivel gerencial 2.3.4 En el nivel estratégico Estos sistemas están diseñados para tomar decisiones estratégicas mediante el análisis de información de la organización y del entorno. Están dirigidos a los altos ejecutivos y gerentes de la organización, y su objetivo es proporcionar información para la toma de decisiones a largo plazo. Ejemplo Sistema de Gestión de Clientes que recopila y organiza información sobre los clientes, como sus datos de contacto, historial de compras y preferencias. Con esta información, las empresas pueden personalizar sus ofertas y servicios, mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la fidelidad 3 principales tipos de sistemas 3.1 Sistema de procedimiento de transacciones STP
gestión de inventario puede ayudar a una empresa a mantener un inventario óptimo y evitar la pérdida de ventas debido a la falta de stock. Análisis de datos : Los sistemas de información pueden ayudar a las empresas a analizar grandes cantidades de datos para identificar patrones y tendencias, lo que puede proporcionar información valiosa para la toma de decisiones. Por ejemplo, un sistema de análisis de datos puede ayudar a una empresa a identificar las preferencias de los clientes y las tendencias del mercado, lo que puede ayudar a la empresa a desarrollar productos y servicios. 4 Unidad 2 Sistemas de información organizaciones y procesos 4.1 Organización definición La organización se refiere a un grupo social formado por personas, tareas y actividades de administración, con interacciones que se dan en el marco de una estructura. Es un sistema estructurado y dinámico donde personas con distintas funciones, responsabilidades y grados colaboran para alcanzar un objetivo particular. Estas personas pueden desempeñar distintos roles, desde ejecutar tareas específicas, toma de decisiones estratégicas, dependiendo de su posición dentro de la organización. La organización es un sistema diseñado para alcanzar metas y objetivos. Estos sistemas pueden estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. 4.2 Principales características de las organizaciones Las principales características de las organizaciones son: Es una institución social. Está planeada deliberadamente. Posee objetivos concretos. Cuenta con uno o más centros de autoridad o poder. Conforma un sistema de actividades. Está constituida a través de una estructura organizacional.
Utiliza recursos materiales e inmateriales. La conforman diferentes tipos de personas y grupos. Posee sus propias leyes internas. Además, las organizaciones pueden ser clasificadas según, el tamaño, el área de influencia, el uso de recursos económicos, humanos, tecnológicos, naturales, entre otros. 4.3 Como afectan las organizaciones a los sistemas de información Las organizaciones afectan a los sistemas de información de varias maneras. La estructura organizativa determina cómo se comunican, la toma de decisiones y como se comparte la información dentro de la organización, lo que a su vez afecta la forma en que se diseñan, implementan y utilizan los sistemas de información, esto quiere decir que los sistemas de información deben adaptarse para satisfacer las necesidades específicas de la organización. La organización influye en la forma en que se diseñan, implementan y utilizan los sistemas de información. La estructura organizativa determina cómo se comunican, toman decisiones y comparten información las personas dentro de la organización. 5 Impacto ético y social de los sistemas de información 5.1 La ética en una sociedad de información La ética en una sociedad de información se refiere a la aplicación de principios éticos y morales en el uso, acceso, almacenamiento y transmisión de la información. Esto incluye consideraciones sobre la privacidad, la seguridad de los datos, la equidad en el acceso a la información, la transparencia en el uso de la información y la responsabilidad en el manejo de la misma. La ética de la información aborda aspectos como la propiedad intelectual, el acceso a la información, la censura, la privacidad y la integridad de los datos, entre otros. 5.2 Las dimensiones morales de los sistemas de información
administración de la base de datos compatibles con el DBMS incluyen la gestión de la seguridad de los datos, la integridad de los datos, la disponibilidad de los datos y el rendimiento del sistema. 6.3 Diseño de base de datos Es un proceso fundamental que implica la creación, implementación y mantenimiento de sistemas de administración de datos. Este proceso incluye varias etapas, como el análisis de los requisitos o la identificación del propósito de la base de datos, la organización de los datos en tablas, la especificación de las claves primarias y el análisis de las relaciones. Una base de datos bien diseñada brinda a los usuarios acceso a información fundamental, ahorra tiempo eliminando los datos redundantes, mantiene la precisión e integridad de los datos y ofrece acceso a los datos de formas útiles. El diseño de una base de datos útil y eficiente requiere seguir el proceso adecuado, incluidas las etapas mencionadas anteriormente. Un buen diseño de base de datos es esencial para garantizar que la información sea precisa, esté segura y esté disponible para su uso en todo momento 6.4 Requisitos de administración para los sistemas de base de datos Los requisitos de administración para los sistemas de base de datos incluyen: Seguridad de los datos: Garantizar que la información contenida en las bases de datos esté protegida y sea utilizada de manera segura, cumpliendo con regulaciones estrictas y permitiendo el acceso solo a personas autorizadas. Integridad de los datos : Asegurar que los datos sean precisos, consistentes y estén libres de errores, lo que implica mantener la coherencia y la exactitud de la información a lo largo del tiempo. Disponibilidad de los datos : Garantizar que la información contenida en las bases de datos esté disponible para su uso en todo momento, evitando interrupciones no planificadas y minimizando el tiempo de inactividad.
Rendimiento del sistema: Supervisar y optimizar el rendimiento de la base de datos, implementar cambios y aplicar nuevas versiones cuando sea necesario, así como realizar pruebas y evaluaciones periódicas para garantizar la seguridad, privacidad e integridad de los datos 7 Rediseño de la organización con sistemas de información El rediseño de la organización con sistemas de información implica la utilización de tecnología de la información para mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos organizacionales. 7.1 Sistemas como cambio planificado en la organización Los sistemas de información son herramientas fundamentales para reorganizar procesos en las organizaciones, especialmente a nivel operativo. La tecnología de la información puede promover varios grados de cambio organizacional, que varían desde cambios incrementales hasta cambios de largo alcance. Adicional Los sistemas de información pueden ser utilizados como un medio para impulsar y gestionar el cambio organizacional de manera planificada y estratégica. 7.2 Desarrollo de sistemas y cambio en la organización La introducción de un nuevo sistema de información implica cambios en los trabajos, habilidades, administración y organización. Al diseñar un nuevo sistema de información, se rediseña la organización. Los creadores de sistemas deben comprender cómo un sistema afecta a los procesos de la organización. La tecnología de la información puede promover varios grados de cambio organizacional, que varían desde cambios incrementales hasta cambios de largo alcance. Los cuatro tipos de cambio organizacional estructural permitidos por la tecnología de la información son: automatización, racionalización, rediseño del proceso de negocios y cambios de paradigma. Cada uno conlleva distintos riesgos y recompensas. Ejemplo
El rediseño de los procesos de negocio implica realizar mejoras, reducir costes e incorporar puntos de innovación radical 8 Unidad 4 Administración del conocimiento 8.1 Administración del conocimiento en la organización La administración del conocimiento en una organización se refiere a un proceso sistemático de identificación, captura, organización, presentación y compartición de información para transformarla en conocimiento, con el fin de comprender mejor un asunto y aprovechar la experiencia acumulada sobre él. La gestión del conocimiento a nivel empresarial se define como un conjunto de actividades y procesos con el objetivo de facilitar la organización e intercambio de información entre los clientes y funcionarios de la compañía, buscan mejorar la transferencia, el almacenamiento y el uso del conocimiento dentro de una empresa, lo que a su vez puede conducir a un crecimiento constante, una mayor productividad y la optimización de los procesos empresariales Resumen La administración del conocimiento busca mejorar la transferencia, el almacenamiento y el uso del conocimiento dentro de una empresa, lo que a su vez puede conducir a un crecimiento constante, una mayor productividad y la optimización de los procesos empresariales. 8.2 Información y sistemas de trabajo del conocimiento Están diseñados para promover la creación del conocimiento y garantizar que el nuevo conocimiento y la experiencia se integren adecuadamente en la empresa. Ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos Estos sistemas permiten a los profesionales compartir información y mejorar la eficiencia del trabajo, lo que a su vez ayuda a las empresas a aprovechar mejor el conocimiento existente en la organización.
Los sistemas de gestión del conocimiento aprovechan el conocimiento colectivo de la organización, lo que conduce a una mejor eficiencia operativa. Estos sistemas están respaldados por el uso de herramientas y estrategias adecuadas, y se centran en la importancia del conocimiento individual y grupal para la organización. 8.3 Inteligencia artificial La inteligencia artificial (IA) es un campo de la informática que se enfoca en el desarrollo de sistemas y máquinas capaces de realizar tareas que requieren inteligencia humana. En el contexto de la administración del conocimiento, la IA puede ser utilizada para analizar grandes conjuntos de datos y descubrir patrones complejos, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad en una organización. Adicional La IA tiene el potencial de mejorar la gestión del conocimiento al facilitar el análisis y la interpretación de grandes volúmenes de información, lo que a su vez puede contribuir a la toma de decisiones más informadas y la optimización de los procesos empresariales. 9 Seguridad y control de los sistemas de información 9.1 Creación de un entorno de control El entorno de control se refiere al ambiente en el que se desarrollan las actividades organizacionales bajo la gestión de la administración. Este entorno es influenciado por factores tanto internos como externos, como la historia de la entidad, los valores, el mercado, el ambiente competitivo y regulatorio. El entorno de control se considera la base del sistema de control interno de cualquier organización, y sirve como base para todos los demás controles. Incluye la comunicación efectiva y una fuerte cultura corporativa. El éxito del entorno de control depende en gran medida de la Junta Directiva, la gerencia, los empleados y los auditores externos. La Junta Directiva juega un papel fundamental en el establecimiento y el mantenimiento de un entorno de control robusto. La gerencia
diseñados para evitar la introducción de datos erróneos, así como para detectar y corregir errores que hayan sido introducidos previamente en el sistema. Estos controles son fundamentales para proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la gerencia se alcancen en el procesamiento de las transacciones a través de las aplicaciones informáticas. 9.2.3 Controles de procesamiento Los controles de procesamiento se refieren a los procedimientos y mecanismos utilizados para garantizar que las transacciones se procesen de manera precisa, completa y adecuada. Estos controles abarcan actividades como la verificación de cálculos, la conciliación de saldos, la validación de datos de entrada, la protección de archivos y la generación de registros de auditoría. Su objetivo es garantizar la integridad y la confiabilidad de los datos procesados, así como la exactitud de los resultados de las operaciones de la organización. 9.3 La auditoría en el proceso de control de los sistemas de información La auditoría de sistemas de información se centra en determinar los riesgos relevantes para los activos de información y en la evaluación de los controles para reducir o mitigar estos riesgos. Se enfoca en la eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos informáticos, la confiabilidad, integridad, seguridad y oportunidad de la información, y la efectividad de los controles en los sistemas de información. La auditoría de sistemas es un examen objetivo, crítico, sistemático, posterior y selectivo que se hace a la administración de una organización, con el fin de emitir una opinión acerca de diversos aspectos relacionados con la gestión de la información y los sistemas de información. Esta auditoría es esencial para garantizar que los sistemas de información sean confiables, eficientes y efectivos, y que se cumplan los requisitos de negocio de la información, así como para analizar la gestión de los riesgos asociados a los sistemas de información. 9.4 Calidad de los sistemas
La calidad de los sistemas de información es un aspecto fundamental para garantizar la eficiencia, confiabilidad, integridad y seguridad de la información. Los sistemas de información deben ser capaces de gestionar, recoger, recuperar, procesar, guardar y distribuir información de manera efectiva, por lo que la calidad de los datos es esencial. La calidad de los sistemas de información se refiere a la satisfacción de las expectativas del cliente, a menor costo, con la adquisición de un producto libre de defectos que cumpla con los estándares de la organización. La calidad de los sistemas de información es importante porque afecta directamente la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio de una organización, así como la toma de decisiones informadas. Para garantizar la calidad de los sistemas de información, es necesario implementar controles de calidad en todas las etapas del ciclo de vida del software, desde la planificación hasta el mantenimiento. Estos controles incluyen la definición de requisitos claros y precisos, la realización de pruebas de calidad, la implementación de estándares de codificación, la documentación adecuada y la capacitación del personal. 10 Sistemas de información en áreas de la organización 10.1 Sistemas de información de producción Los sistemas de información de producción se centran en la gestión de los procesos de fabricación y la cadena de suministro. Estos sistemas son fundamentales para coordinar y optimizar las operaciones de producción, desde la planificación y programación hasta el control de calidad y la gestión de inventario. Ejemplo Sistema de control de la Cadena de Suministro (SCM): Gestiona el flujo de bienes y servicios, incluyendo el movimiento y almacenamiento de materias primas, inventario en proceso y productos terminados. 10.2 Sistemas de información financieros
